周村区人民政府办公室

关于加强集体林权制度改革

档案管理工作的意见

 

各镇政府、街道办事处，经济开发区、萌山风景旅游开发区管委会，区政府有关部门，有关单位：

集体林权制度改革档案（以下简称林权档案）是林权制度改革工作的重要内容和成果，是林权管理活动的真实历史记录，是林地、林木所有权、使用权的法定凭证，具有法律效用，是国家档案的重要组成部分。为加强全区林权档案管理工作，确保林权档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《国家林业局、国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》、《山东省档案条例》及《淄博市林业局、淄博市档案局关于加强集体林权制度改革档案管理工作的意见》和有关法律法规，结合我区实际，提出以下意见，请认真贯彻执行。

一、加强领导，切实抓好林权档案工作

（一）加强组织领导。巩固林改成果，是维护林权权利人的合法权益、稳定和完善农村林地承包关系、保持农村社会稳定、加快新农村建设步伐的重要基础性工作。林权档案工作要贯穿于林权改革工作的全过程，做到与林改工作同步推进。这次林改工作量大，任务繁重，各镇（街道）要建立林权档案领导责任制，明确分管领导，配备专门档案人员，为林权档案工作开展提供必要的资金、设备（档案管理软件、档案柜等）和人员保障。实行由镇（街道）分管领导主管，各级林改档案员具体收集、整理的管理体制，并纳入镇级林改工作验收考核。

（二）明确职责，层层负责。区档案局要加强对全区林权改革档案工作的监督和指导，协同区林业局做好对林改档案员的业务培训；区林业局负责区级林改文件材料的收集、整理、归档，并承担对镇（街道）、村（社区）林改文件材料收集、整理、归档工作的指导、督查、验收；各镇（街道）林改档案员负责对本镇（街道）及辖区内各村（社区）林改文件材料的收集、整理、归档、编目、统计、移交等工作；各村（社区）林改档案员在镇（街道）林改档案员的指导下完成各村（社区）文件材料的收集、整理、归档、报送，并承担村级林改档案的保管和利用工作。

二、统一标准，保证林权档案质量

（一）林权档案的内容。林权档案包括整个集体林权制度改革工作从宣传发动、制定方案、初查定界、确权发证到检查验收全过程形成的全部材料。顺序号按《周村区集体林权制度改革档案顺序号排序表》（见附件1）执行。

（二）林权档案的分类及整理方法。林权档案分为综合类、资源调查类、林权登记类、纠纷调处类、各镇（村）林权改革档案类、合同类，整理方法按文书档案进行整理；声像、电子类档案按照国家档案局相关专业档案整理规范要求进行整理。

（三）林权档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两种。定期一般为30年。本机关、本单位的政策性文件；重要会议、重大活动、重要业务文件；重要问题的请示与批复，重要的报告、总结、统计、汇总材料；重要的合同协议、凭证性文件材料；上级机关颁发的需要本机关、本单位贯彻执行的文件；上级、下级、同级机关关于重要业务问题的往来文件等，应定为永久保管。一般职能活动形成的一般性、过程性文件，工作调研、宣传、培训材料保存期限可定为定期。

（四）林权档案的收集。各级林改档案员要及时将林改工作过程中形成的能够反映林改工作重要活动且具有查考利用价值的各种载体文件材料的原件收集齐全，归入档案。收集时按《周村区集体林权制度改革工作方案》工作步骤分阶段进行收集。具体要求按《周村区集体林权制度改革文件材料归档范围》（见附件2）执行。

（五）林权档案的整理。实行分级整理、以村建档的原则。村（居）将每一阶段收集的档案材料及时交镇（街道）林改办，由镇（街道）林改办集中整理、排列、编号、编目，建立档案案卷级、文件级目录数据库，待林改工作结束后，将档案及机读目录交区林业局集中系统排列。

（六）林权档案的移交。全区林改工作结束后两个月内，区林业局将一套完整的林权档案（原件）、目录数据、林权证管理信息数据移交区档案局永久保存，并按规定办理移交手续，区林业局保留移交清册备案。

（七）信息化建设。林权档案均应使用量子档案管理软件，建立目录数据库、实现计算机目录检索。

（八）归档要求。各镇（街道）、村（社区）在林改工作中产生的档案材料根据实际工作需要，原则上要形成三套，区林业局（原件）一套、镇（街道）、村（社区）各一套。归档工作要在林权发证结束后一个月之内全面完成，并向区林业局移交。需归档的手工书写的林改文件材料，要使用碳素或蓝黑墨水书写（因特殊情况产生的字迹模糊或易褪变的文件材料应附一份清晰的复印件），所用的纸张、装订材料等要符合档案保护要求，并做到字迹工整、数字准确、图样清晰、手续完备；声像档案要保证载体的有效性，电子文件要用不可擦除性光盘刻录，并制成纸质档案保存。

附件：1、周村区集体林权制度改革档案顺序号排序表

      2、周村区集体林权制度改革文件材料归档范围

 

 

二O一O年七月十二日

 

 

 

 

附件1：

 

周村区集体林权制度改革档案顺序号排序表

 

 

附件2：

 

周村区集体林权制度改革文件材料归档范围

 

一、区级林权制度改革档案

（一）综合类——即区、镇两级和包括区林业主管部门在组织实施林改工作过程中形成的文件材料。包括：

1、林改工作会议文件材料、记录；

2、林改工作政策性文件、通知、办法、意见；

3、林改工作机构设置、启用印章、人事任免材料；

4、林改工作实施方案、办法及批复；

5、林改工作计划、总结、汇报；

6、林改工作调研、宣传、培训材料；

7、林改工作检查验收材料；

8、林改工作重要活动文件材料；

9、上级、下级、同级重要业务问题的往来文件；

10、上级、同级机关颁发的需要贯彻执行的文件和一般职能活动形成的一般性、过程性文件等。

（二）资源调查类——即人口资源状况，森林、林木、林地资源状况，林改前后集体林资源变化状况，林地资源调查测量图表、清册，林地权属界限图表、勘查登记表、统计表，各种汇总清册、统计表等。

（三）林权登记类——即林木林地权属类文件材料。包括：

1、经区级以上人民政府批准生效的林权登记申请表及附图；

2、申请登记的权属证明材料、登记规定要求提交的其他有关文件（林权登记申请表及合同、协议、身份证明、资格证明等相关证明材料）；

3、均山、均利、均股合同，承包合同；

4、林权登记台帐，包括自留山台帐、家庭承包台帐等；

5、林权证发放登记表、台帐；

6、林地使用权公示表，林权登记公示材料；

7、林权到户初查登记表、分户登记表；

8、按林地使用类型面积统计表；

9、受理林权登记申请登记表；

10、林权界限初查确认书；

11、林权登记委托书；

12、联户申请林权发证协议书。

（四）纠纷调处类——即在林权纠纷调解过程中形成的文件材料。包括：

1、林权争议与调解过程形成的原始记录；

2、双方当事人之间依法达成的协议书；

3、人民政府依法调解的意见、批复、请示、处理决定；

4、人民法院判决书、裁定书、调解书；

5、纠纷调解申请书；

6、纠纷调解卷宗；

7、林权界线确认书；

8、林权争议的来信来访材料等。

（五）照片、声像、电子类——即在林改工作各个环节中产生的照片、声像材料、电子文件。包括：

1、林权活动中形成的照片、录音、录像材料；

2、林权证管理信息系统数据；

3、各种电子数据光盘。

（六）各镇林权改革档案类——即镇（街道）上报的工作总结、统计报表、验收申请，各镇（街道）所辖村（社区）的集体林权制度改革方案等。

二、镇、街道林权制度改革档案

（一）综合类——即各级政府和林业主管部门在组织实施林改工作过程中形成的文件材料。包括：

1、林改工作会议文件材料、记录；

2、林改工作政策性文件、通知、办法、意见；

3、林改工作机构设置、启用印章、人事任免材料；

4、林改工作实施方案、办法及批复；

5、林改工作计划、总结、汇报；

6、林改工作调研、宣传、培训材料；

7、林改工作检查验收材料；

8、林改工作重要活动文件材料；

9、上级、下级、同级重要业务问题的往来文件；

10、上级、同级机关颁发的需要贯彻执行的文件和一般职能活动形成的一般性、过程性文件等。

（二）资源调查类——即镇、街道人口资源状况，森林、林木、林地资源状况，林改前后集体林资源变化状况，林地资源调查测量图表、清册，林地权属界限图表、勘查登记表、统计表，各种汇总清册、统计表等。

（三）纠纷调处类——即在林权纠纷调解过程中形成的文件材料。包括：

1、林权争议与调解过程形成的原始记录；

2、双方当事人之间依法达成的协议书；

3、人民政府依法调解的意见、批复、请示、处理决定；

4、人民法院判决书、裁定书、调解书；

5、纠纷调解申请书；

6、纠纷调解卷宗；

7、林权界线确认书；

8、林权争议的来信来访材料等。

（四）各村林权改革档案类——即以村为单位，对镇、街道所辖各村进行排序，并将各村的林权改革档案纳入镇级林权改革档案中（内容同村级林权改革档案，要求原件）。

三、村级林权制度改革档案

（一）文件类——即镇、村集体经济组织的集体林权制度改革方案等，上级颁发的需本单位贯彻执行的文件，重要问题的请示、报告、批复等。

（二）资源调查类——即本村人口状况，森林、林木、林地资源状况，林改前后集体林资源变化状况。

（三）合同类——包括：

1、家庭承包合同；

2、其他承包合同，包括林权流转和承包荒山造林合同等；

3、银行抵押合同。

（四）林权类——即林权勘察外业调查表，合同、协议等林权相关证明材料，林权证发放登记册，有关林权争议的调处材料。

（五）综合类——包括：

1、各种台帐，包括自留山台帐、家庭承包台帐、其他承包台帐等；

2、工作计划、工作总结；

3、村和村组会议记录，包括会议的时间、地点、参加人数、会议内容、结果、表决签字等；

4、村林权改革领导小组、工作小组、外业调查人员名单及职责分工；

5、家庭承包过程中抓阄人员、实践、地点和结果记录；招标、拍卖等其他承包方式的记录材料等；

6、外业勘查记录，包括文字、图表、签字等内容；

7、历次公示记录，包括公示时间、地点、内容、结果等；

8、其他与林权改革相关的文字、图表、音像等；

9、林权改革工作验收申请和上级验收意见。

说明：

1、承包合同一式四份，区林业部门、镇（街道）、村（社区）、个人各存一份；

2、林权勘察外业调查表一式三份，区林业部门、镇（街道）、村（或个人）各存一份；

3、村（社区）林改方案报区林业部门和镇（街道）备案。